Boletim de Serviço Eletrônico da UFJF em 23/01/2023

CAPÍTULO I

Disposições Preliminares

 

Art. 1º  Disciplinar e estabelecer, no âmbito da Universidade Federal de Juiz de Fora, o fluxo de informações entre a Auditoria Interna da Universidade Federal de Juiz de Fora (Audin/UFJF) e os demais órgãos, setores, unidades e subunidades que compõem a mesma, a fim de dar o adequado tratamento às solicitações e/ou recomendações da Unidade de Auditoria Interna Governamental (UAIG).

 

CAPÍTULO II

Quanto às solicitações realizadas pela Auditoria Interna

 

Art. 2º  As Solicitações de Auditoria (SA's) serão encaminhadas aos gestores responsáveis exclusivamente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), com prazo para atendimento nunca inferior a 10 dias úteis. As respostas e informações serão igualmente disponibilizadas pelo mesmo sistema.

 

Parágrafo único.  Solicitação de Auditoria é o documento utilizado pela UAIG para solicitar à unidade auditada a apresentação de documentos, informações e/ou esclarecimentos, podendo ser emitida a qualquer tempo, durante o curso da auditoria.

 

Art. 3º  A resposta do gestor responsável pela unidade auditada deverá ser tempestiva, objetiva e comprovada documentalmente, realizada por meio do SEI!UFJF e no mesmo processo que conste a Solicitação de Auditoria.

Art. 4º  Se o prazo inicialmente definido pela Audin/UFJF para atendimento às solicitações se mostrar insuficiente, o gestor da unidade auditada deverá solicitar sua prorrogação, formalmente e antes do vencimento do prazo inicialmente previsto.

 

§1º  A solicitação de prorrogação do prazo inicialmente previsto para atendimento das solicitações da Audin/UFJF deverá estar devidamente fundamentada, com indicação do acréscimo de tempo necessário para atendimento das mesmas.

 

§2º  A solicitação de prorrogação formulada será avaliada pela Audin/UFJF quanto à razoabilidade, de maneira a não prejudicar o cronograma inicialmente proposto para a realização dos trabalhos previstos no Plano Anual de Auditoria Interna - PAINT, avaliado pela Controladoria Geral da União (CGU) e aprovado pelo Conselho Superior da UFJF (CONSU).

 

Art. 5º  As Solicitações de Auditoria (SA's) não atendidas nos prazos definidos ou atendidas de maneira incompleta, que impactem significativamente a execução dos trabalhos de avaliação e consultoria, deverão ser reportadas ao Conselho Superior (CONSU) para conhecimento e providências.

 

CAPÍTULO III

Quanto às Recomendações da Auditoria Interna

 

Art. 6º  As recomendações constantes do Relatório de Auditoria Interna deverão ser encaminhadas exclusivamente pelo sistema e-Aud e direcionadas à Diretoria de Integridade e Controle Institucional - DICI.

 

§1º  Entende-se por Recomendações as ações que a UAIG indicam às unidades auditadas visando a corrigir não conformidades, tratar riscos e aperfeiçoar os processos de trabalho.

 

§2º  A Diretoria de Integridade e Controle Institucional - DICI poderá regulamentar o fluxo de alimentação das informações no âmbito da administração superior, nos termos da Portaria SEI nº 257 de 2 de março de 2021.

 

§3º  Competirá à Diretoria de Integridade e Controle Institucional - DICI, juntamente com a Audin/UFJF o monitoramento das recomendações próprias.

Art. 7º  A resposta do gestor da área auditada ao monitoramento da implementação da recomendação deverá ser objetiva, comprovada documentalmente e realizada por meio do e-Aud.

 

Art. 8º  Caberá à Diretoria de Integridade e Controle Institucional (DICI) adotar as providências necessárias para a alimentação das informações no sistema e-Aud (CGU) com os dados solicitados pela Audin/UFJF para apreciação quanto ao atendimento das recomendações emitidas.

 

Art. 9º  No processo de monitoramento da implementação das recomendações, a Audin/UFJF poderá considerá-las “atendida”, “em atendimento”, ou “não atendida”.

 

§1º  Considera-se recomendação “atendida” quando comprovada a sua efetiva e total implantação.

 

§2º  Considera-se recomendação “em atendimento” aquela que, comprovadamente, estiver sendo implementada de acordo com o cronograma disposto no Plano de Ação (Anexo I) proposto pela unidade auditada.

 

§3º  Considera-se recomendação “não atendida” aquela em que não há manifestação do gestor da unidade auditada ou o não cumprimento, sem justificativa, do Plano de Ação proposto.

 

§4º  Havendo evento superveniente que impeça a implementação de recomendação, a Audin/UFJF deverá ser prontamente comunicada, com apresentação dos fundamentos que impediram seu cumprimento e apresentação de proposta de um novo Plano de Ação a ser ajustado conjuntamente.

 

Art. 10.  Em caso de perda de objeto motivado por fato superveniente que impossibilite o cumprimento da recomendação, será dado ciência à Diretoria de Integridade e Controle Institucional (DICI) e efetuada a baixa da recomendação no sistema.

CAPÍTULO IV

Quanto a Comunicação dos Resultados dos Trabalhos

 

Art. 11.  A Audin/UFJF encaminhará a Matriz de Achados ao gestor responsável via Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e agendará a reunião de busca conjunta de soluções, na qual serão definidos os encaminhamentos e prazos para o atendimento das recomendações emitidas.

 

Art. 12.  Posteriormente à reunião de busca conjunta de soluções, a Audin/UFJF emitirá o Relatório de Auditoria Interna contendo as constatações e recomendações que serão tratadas e monitoradas via sistema e-Aud.

 

Art. 13.  Após emissão do Relatório de Auditoria Interna, caso o prazo inicialmente acordado entre a Audin/UFJF e a unidade auditada para atendimento das recomendações se mostre insuficiente, o gestor da unidade auditada deverá solicitar fundamentada e formalmente a sua prorrogação, ficando a cargo da UAIG avaliar quanto à sua admissibilidade.

 

Art. 14.  O gestor do órgão, área, setor, unidade auditada é o responsável pelo cumprimento das recomendações emitidas pela UAIG.

 

Art. 15.  As recomendações não atendidas nos prazos acordados que representem riscos aos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos, deverão ser encaminhadas ao Conselho Superior - CONSU para conhecimento e providências, na forma do item 103, “c”, da IN CGU nº 3, de 09 de junho de 2017.

 

CAPÍTULO V

Disposições Finais

 

Art. 16.  O Diretor de Integridade e Controle Institucional e o Auditor-Chefe poderão regulamentar, respectivamente, no âmbito da Administração Superior e da Auditoria Interna, por meio de portarias próprias, o trâmite interno do fluxo de informações.

 

Art. 17.  O gestor que discordar de qualquer recomendação emitida pela Audin/UFJF, poderá pleitear de pronto a sua finalização, de forma formal e fundamentada, se utilizando do instrumento previsto no Anexo II desta Resolução.