MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA

PORTARIA PROINFRA/UFJF Nº 29, DE 04 de abril de 2023 ​

O Pró-Reitor de Infraestrutura e Gestão da Universidade Federal de Juiz de Fora, no exercício de suas atribuições legais e regulamentares, em especial o disposto na Portaria/SEI Nº 265, de 03 de março de 2021, 

RESOLVE:

Art. 1º. Detalhar, em complementação ao disposto no item 4, do Anexo I, da Portaria/SEI nº 1024, de 31 de agosto de 2021, as atribuições da Coordenação de Contratos da Universidade Federal de Juiz de Fora, vinculada à Pró-Reitoria de Infraestrutura e Gestão:

Atribuições Relacionadas aos Contratos Administrativos: 

1. Oferecer informações técnicas ao público interno e externo quanto aos procedimentos necessários para a formalização de contratos, alterações, prorrogação, repactuação, reajuste, revisão e rescisão contratual, inclusive com encaminhamento, aos interessados, de "checklist" de documentação adicional necessária à consecução do feito, este baseado nas normas vigentes e em apontamentos prévios da Procuradoria Federal junto à UFJF em situações análogas;

2. Elaborar minuta de contrato administrativo utilizando modelo disponibilizado pela Advocacia Geral da União, com base no instrumento convocatório do processo licitatório a ser realizado, excetuando-se aquelas destinadas ao atendimento das demandas do Campus Governador Valadares ou que abrangem conhecimentos técnicos especializados;

3. Encaminhar, mediante despacho motivado, processo administrativo destinado atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora, à Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças para indicação da dotação orçamentária, quando da tramitação de termos aditivos e termos de apostilamento;

4. Encaminhar, mediante despacho motivado, processo administrativo destinado atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora, à Procuradoria Federal junto à UFJF para análise legal e emissão de parecer jurídico;

5. Executar as atividades administrativas relacionadas aos procedimentos de formalização dos contratos, alterações, prorrogação, repactuação, reajuste, revisão, e rescisão contratual, no âmbito de atribuições do setor, relacionados aos processos administrativos destinados atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora. 

6. Verificar o teor dos pareceres jurídicos emitidos pela Procuradoria Federal junto à UFJF, nos processos administrativos destinados atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora, no que tange à minuta de contrato e minuta de termo aditivo ou Termo de Apostilamento, no intuito de melhor instruir o processo para mitigar as pendências apontadas pelo órgão de assessoramento jurídico, dentro de seu âmbito de atuação. 

6.1 Cabe aos demais setores envolvidos no procedimento a análise e providências relativas aos apontamentos feitos pela Procuradoria no que toca a suas atuações, sejam eles referentes ao termo de referência, à pesquisa de mercado, à minuta de edital, à manifestação no que tange à revisão contratual (nos termos e/ou valores apresentados pela Contratada), ao atesto do cumprimento regular dos serviços ou entrega de material sem aplicação de penalidades, etc.

7. Proceder às adaptações necessárias recomendadas pela Procuradoria Federal junto à UFJF nos processos administrativos destinados atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora, no que toca à minuta de contrato, previamente à divulgação do processo licitatório e homologação do processo licitatório (devendo em tais situações, o processo ser remetido à Coordenação de Contratos para as diligências necessárias), para que seja possível a adequada formalização da avença tempestivamente;

8. Inserir o instrumento contratual no sistema COMPRASNET CONTRATOS e providenciar a solicitação de sua publicação no Diário Oficial da União;

9. Publicar os instrumentos contratuais no Boletim Eletrônico do SEI e adotar as diligências relacionadas à sua divulgação no sítio eletrônico da Coordenação de Contratos (PROINFRA);

10. Prestar apoio técnico às atividades de acompanhamento da execução dos contratos desenvolvidas pelos Gestores contratuais (Campus UFJF - Juiz de Fora) formalmente designados pela Administração Superior da UFJF, fornecendo-lhes, sempre que solicitado, suporte e orientações de acordo com as condições pactuadas, no âmbito das atribuições do Setor e respeitados os limites de sua atuação (balizados pelo Princípio da Segregação de Funções);

11. Receber dos gestores contratuais (nos processos administrativos destinados atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora) pedidos de alterações contratuais (respeitados os limites legais), tais como, prorrogações, repactuações, revisão e rescisões, sempre acompanhados da documentação pertinente (bem como de manifestação expressa da gestão contratual a respeito dos mesmos), respeitados os prazos estabelecidos pela Resolução nº 08/2016 - CONSU/UFJF;

12. Elaborar as minutas de Termo Aditivo, Termo de Apostilamento e Rescisão Contratual, nos processos administrativos destinados atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora sempre que demandado;

13. Desde que haja manifestação favorável da Administração Superior (Reitor ou Pró- Reitor de Infraestrutura e Gestão) quanto à tramitação do feito, e após análise da Procuradoria Federal junto à UFJF - em havendo parecer jurídico favorável e, sendo atendidas as eventuais recomendações pelos setores responsáveis-, disponibilizar Contratos, Termos Aditivos, Termos de Apostilamento, Termos de Reconhecimento de Dívida (quando solicitado) e/ou Rescisões Contratuais, nos processos administrativos destinados atender as necessidades da UFJF Campus Juiz de Fora, aos licitantes/contratados, no Sistema Eletrônico de Informações – SEI. 

14. Distribuir, após a devida formalização, vias de Contratos, Termos Aditivos, Termos de Apostilamento e outros aos setores requisitantes, às empresas e ao Setor de pagamento da UFJF (COESF), arquivando no setor cópia do instrumento assinado pelas partes;

15. Acostar via original do instrumento firmado ao respectivo processo administrativo, caso se trate de processo em suporte físico;

16. Em havendo previsão contratual quanto à necessidade de prestação de garantia, enviar ofício à contratada solicitando sua apresentação, cabendo ao gestor do contrato acompanhar e analisar a efetiva apresentação da garantia contratual (bem como eventuais complementos/renovações), nos termos do inciso V do art. 5º da Resolução nº 08/2016-CONSU/UFJF;

17. Enviar aos Setores Requisitantes de contratos celebrados com a instituição, destinados a atender ao campus Juiz de Fora, ofício solicitando a indicação de gestores contratuais (titular e substituto), nos termos do art. 41 da IN nº 05/2017-MPOG, nos casos em que ainda não houver designação prévia;

18. Receber dos Setores Requisitantes de contratos celebrados com a instituição, destinados a atender ao campus Juiz de Fora, a indicação de gestores contratuais e confeccionar a respectiva minuta de Portaria de designação, encaminhando-a à Secretaria da Pró-Reitoria de Infraestrutura e Gestão - PROINFRA para providências relacionadas à sua formalização.

19. Ratificar e/ou elaborar minutas de Termos de Reconhecimento de Dívida, quando solicitado, conforme disposto manual de Orientações para formalização de Processo de Reconhecimento de Dívida, expedido pela Proplan.

20. Manter controle interno dos contratos que estão com processo sancionador em tramitação, concluindo o processo (que deverá ser enviado pelo gestor à PROPLAN e à CCON via SEI) em sua mesa virtual tão logo, atualize sua planilha de controle.

Atribuições Relacionadas ao apoio administrativo:

21. Manter mecanismos de controle interno dos contratos administrativos celebrados pela UFJF;

22. Digitalizar contratos, termos aditivos e termos de apostilamentos, quando formalizados em suporte físico, para serem disponibilizados no sítio eletrônico da PROINFRA;

23. Gerenciar a caixa de e-mail institucional e a mesa da Coordenação de Contratos no Sistema SEI, atendendo às solicitações dentro do âmbito das atribuições do setor;

24. Fornecer informações gerais no âmbito de suas atribuições em forma de relatórios e/ou planilhas, quando solicitados;

25. Elaborar relatórios periódicos ao MEC e aos órgãos de controle, quando solicitados e nos limites das atribuições do Setor;

26. Arquivar documentos no Setor;

27. Tramitar processos administrativos no SIGA (entrada/saída);

28. Abrir Requisição no SIGA para aquisição de materiais e prestação de serviços para uso exclusivo do setor;

29. Distribuir, por meio do Setor de Protocolo, correspondências internas/UFJF relacionadas às suas atribuições;

30. Elaborar e expedir correspondências externas relativas às atividades desenvolvidas no setor;

31. Receber correspondências oficiais e demais documentos direcionados ao Setor;

32. Receber e despachar processos administrativos em suporte físico e/ou em suporte eletrônico, nesse caso, por meio do Sistema Integrado de Informações - SEI.

Atribuições Relacionadas ao apoio às atividades desempenhadas pela equipe do Campus Avançado de Governador Valadares:

33. Auxiliar, acessoriamente, o Setor de Contratos/Campus Governador Valadares na prestação de informações relativas aos contratos firmados, fornecendo, nos limites de sua atuação, suporte quanto às orientações aos gestores dos contratos

34. Prestar auxílio, acessoriamente,  ao Setor de Contratos/Campus Governador Valadares, de forma complementar e quando solicitado, na análise e processamento de alterações contratuais (prorrogações, acréscimos, supressões, reajustamentos etc.) dos contratos referentes ao Campus Governador Valadares, de forma a possibilitar uma instrução adequada do processo;

35. Prestar auxílio, acessoriamente,  ao Setor de Contratos/Campus Governador Valadares na elaboração de minutas de instrumento contratual (contrato, termo aditivo, termo de apostilamento, etc), conforme modelos utilizados no Campus Sede ou ainda, a depender da especificidade de cada caso concreto, orientando quanto à necessidade de consulta jurídica prévia no caso de eventuais dúvidas de cunho jurídico.

36. Prestar auxílio, acessoriamente, ao Setor de Contratos/Campus Governador Valadares quanto aos procedimentos relativos à solicitação de indicação de gestores contratuais e posterior formalização mediante Portaria de designação, acompanhada da publicização no sistema SEI.

37. Apoiar, acessoriamente, nos limites de sua atuação, o Setor de Contratos de Governador Valadares na execução de suas atividades, quando solicitado, observadas as diretrizes e fluxos de procedimentos já adotados no Campus Sede ou que venham a ser definidos posteriormente, pela Administração da UFJF. 

38. Auxilia, acessoriamente, o Setor de Contratos de Governador Valadares, nos procedimentos relacionados à disponibilização dos instrumentos contratuais que visam atender o Campus Avançado da UFJF em Governador Valadares para assinatura, competindo à CCON: 

i) a inclusão do documento no SEI,

ii) a  liberação da assinatura para os usuários externos (representante legal e testemunha da empresa) e a liberação da assinatura para o representante da UFJF.

ii.1) O acompanhamento do registro das assinaturas das partes, nos instrumentos destinados a atender as demandas do Campus Avançado da UFJF em Governador Valadares, não integra o rol de atribuições da Coordenação de Contratos.

Art.2º Eventuais situações não previstas nesta Portaria deverão ser submetidas à análise da Pró-Reitoria de Infraestrutura e Gestão – PROINFRA para definição das orientações a serem seguidas.

MARCOS TANURE SANÁBIO

Documento assinado eletronicamente por Marcos Tanure Sanabio, Pró-Reitor(a), em 05/04/2023, às 15:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no Portal do SEI-Ufjf (www2.ufjf.br/SEI) através do ícone Conferência de Documentos, informando o código verificador 1220668 e o código CRC 7024F010.