MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA

PORTARIA/SEI Nº 602, DE 26 de maio de 2021 ​

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS DA (PROPLAN/UFJF), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pela PORTARIA/SEI Nº 266, DE 03 DE MARÇO DE 2021, e

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº 23071.900042/2021-08,

RESOLVE:

Art. 1º  A Coordenação de Execução e Suporte Financeiro da UFJF (COESF) tem como objetivo promover a execução e controle orçamentário e financeiro da UFJF. Analisar e consolidar as demonstrações contábeis. Assistir, orientar e apoiar tecnicamente os ordenadores e despesas e responsáveis por bens, direitos e obrigações da UFJF, de forma racional e transparente, zelando pela aprovação das contas do Reitor pelo TCU, para que a instituição realize suas atividades com efetividade e eficiência.

Art. 2º  A COESF tem as seguintes funções:

I – Gerência Administrativa:

a) Acompanhar a regularização do SICAF;

b) Atualizar mensagens do SIAFI;

c) Controlar e atualizar Faturas;

d) Expedir empenhos cujos processos licitatórios não terão Contrato e encaminhar, via e-mail, para fornecedor, Gerência de Compras da COSUP e Gerência de Estoques ou Patrimônio, quando couber;

e) Receber e encaminhar processos (físicos ou digitais) no âmbito da COESF, tramitando-os nos sistemas correlatos;

f) Receber todas as notas fiscais/faturas, com a inserção dos dados (nº NF, data de entrada, empresa e valor) de cada uma em planilha de controle de entrada de notas fiscais na COESF, já atribuindo ao servidor responsável da equipe de liquidação;

g) Receber todos os documentos atribuídos à COESF (físicos ou digitais), encaminhando-os aos devidos servidores ou setores internos;

h) Receber a Prestação de Contas de Auxílios Financeiros, mantendo a planilha de controle atualizada, com as devidas informações (nº da requisição, beneficiário, UO requisitante, data de recebimento da requisição e data de recebimento da prestação de contas);

i) Auxiliar no arquivamento de processos (físicos ou digitais), bem como auxiliar na busca quando solicitados pela própria COESF ou outro Setor;

j) Realizar requisições de Diárias e Passagens dos servidores da COESF, bem como realizar requisições diversas (material de consumo, permanente, serviços internos etc.), quando necessário realizando os trâmites devidos.

II – Gerência de Execução Orçamentária

a)Emissão dos empenhos de todo o orçamento da UFJF recebido para execução a cada exercício por Lei Orçamentária, ou Descentralização.

b)Emissão dos empenhos de orçamento relativos a folha de pagamento recebido pelo HU/UFJF.

c) Alimentar o sistema interno SIGA em relação aos empenhos emitidos pela UFJF.

d) Proceder ao empenho de processos licitatórios do Sistema de Registro de Preços (SRP) em que a UFJF figure como gestor ou como Órgão Participante (OP), realizando todos os trâmites necessários à sua correta execução;

e) Proceder ao empenho no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), realizando todos os trâmites necessários à sua correta execução;

f) Proceder ao empenho de solicitação de pagamento e reembolso de taxa de inscrição, realizando todos os trâmites necessários à sua correta execução;

g) Proceder ao empenho de outros serviços a terceiros, realizando todos os trâmites necessários à sua correta execução;

h) Proceder aos empenhos realizados e não lançados no SIGA, realizando todos os trâmites necessários à sua correta execução;

III – Gerência de Liquidação:

a) Proceder às liquidações de serviços, obras, materiais, taxas de inscrição, reembolso de inscrição, reembolso de publicação de artigo científico, bolsas, terceirizações, despesas fixas e de auxílio financeiros realizando os seguintes trâmites:

i) Verificar o ateste do responsável (Gestor do Contrato ou Gestor Substituto);

ii) Caso o processo tenha contrato, verificar se a nota fiscal passou pela Coordenação de Contratos da PROPLAN e se está devidamente assinada pelo responsável do setor;

iv) Verificar se o contrato exige algum documento, como por exemplo, GFIP;

v) Conferir documentação encaminhada pelo gestor e solicitar correções, se necessário;

vi) Conferir se o valor da nota fiscal se equipara ao valor do empenho (se ordinário) ou ao valor mensal do contrato;

vii) Conferir se o período de prestação do serviço está correto;

viii) Solicitar empenho, quando necessário;

ix) Lançar notas fiscais na planilha de controle;

x) Verificar autenticidade, no caso de nota fiscal eletrônica;

xii) Consultar documentos relativos ao fornecedor (SIMPLES e SICAF);

xiii) Lançar nota fiscal no SIGA;

xiv) Liquidar nota fiscal no SIGA ;

xv) Verificar dados bancários do fornecedor;

xvi) Verificar se o saldo de empenho do Relatório de Liquidação confere com o saldo informado na planilha de controle do contrato;

xvii) Anexar documentos ao processo de pagamento;

xviii) Excluir nota fiscal da planilha de Nota Fiscal UFJF;

xix) Encaminhar o processo à Coordenação.

Parágrafo único - A fiscalização e controle descritos nos itens i a vi, no que se relacionam aos Contratos Administrativos firmados pela UFJF, devem ser realizados precipuamente pelo Gestor do Contrato (ou seu substituto legal) com a devida supervisão da Coordenação de Contratos, tendo a Gerência de Liquidação da COESF função de conferência.

IV – Gerência de Execução Financeira:

a) Apropriar e executar as despesas a pagar: fornecedores, bolsas, auxílios e pessoas físicas, realizando os trâmites necessários à sua correta execução;

b) Finalizar os processos pagos e liberados pela Conformidade de Gestão, efetuando todos trâmites necessários;

c) Executar a Folha de Pagamento, efetuando:

i) Preenchimento da planilha que servirá de base para apropriação, pela equipe da contabilidade;

ii) Criação de listas de créditos;

iii) Cálculo e solicitação do financeiro necessário;

iv) Pagamento da Folha de Pessoal e;

v) Envio de Ofícios aos Bancos credores.

d) Regularizar e controlar as ordens bancárias devolvidas;

e) Regularizar e controlar a conta de GRU em trânsito;

f) Calcular e Recolher o PASEP;

g) Apropriar, pagar e prestar contas dos processos de Suprimento de Fundos;

h) Controlar as receitas provenientes das concessões de uso dos espaços da UFJF;

i) Apropriar e executar o pagamento de diárias via SCDP e SIAFI;

j) Controlar a conta financeira, para verificação de valores recebidos e liberação de processos que aguardam repasse, sejam de emenda parlamentar, descentralizações de crédito ou Tesouro;

k) Apropriar, emitir lista de crédito (quando cabível) e pagar as solicitações de restituições.

V – Gerência de Contabilidade:

a) Acompanhar a movimentação contábil, orçamentária e financeira da UFJF;

b) Efetuar a conciliação das contas contábeis no SIAFI;

c) Analisar os balanços, balancetes e demonstrações contábeis, buscando levantar e sanar as inconsistências encontradas, para o correto fechamento mensal;

d) Conferir os resumos mensais dos Almoxarifados (RMAs), fazendo os lançamentos de baixa dos materiais consumidos no mês;

e) Conferir o resumo mensal do Patrimônio (RMB), fazendo os lançamentos de entradas e saídas por doações, além da depreciação;

f) Verificar e tomar providências quanto às inconsistências apresentadas pelo SIAFI;

g) Elaborar relatório mensal com as inconsistências apresentadas no encerramento do mês e encaminhá-las aos setores responsáveis pela resolução;

h) Registrar a conformidade contábil da UFJF no SIAFI, conforme relatório de inconsistências;

i) Manter o rol de responsáveis atualizado no SIAFI;

j) Realizar a liquidação da folha de pagamento da UFJF e do HU/UFJF no SIAFI;

k) Analisar a prestação de contas efetuadas pelos supridos e encaminhá-las para apreciação da Proplan;

l) Elaborar e disponibilizar trimestralmente as demonstrações contábeis e respectivas notas explicativas da UFJF;

m) Analisar, sob demanda, as alíquotas efetivas de PIS e COFINS nos contratos administrativos da UFJF;

n) Elaborar e enviar mensalmente a GFIP da UFJF e do HU/UFJF;

o) Elaborar e enviar mensalmente o SPED Fiscal da Editora/UFJF;

p) Elaborar e enviar mensalmente a DAPI da Editora/UFJF;

q) Elaborar e enviar anualmente a DIRF da UFJF e do HU/UFJF;

r) Controlar e manter a regularidade da documentação fiscal da UFJF junto a órgãos diversos;

s) Registrar os contratos e garantias contratuais da UFJF no SIAFI;

t) Acompanhar o saldo dos contratos e dos seguros contratuais da UFJF no SIAFI;

u) Colaborar na elaboração do Relatório de Gestão da UFJF referente à competência da COESF;

v) Colaborar no fornecimento de dados orçamentários, financeiros e contábeis de competência da COESF para a elaboração do Relatório Anual do Censo da Educação Superior;

w) Orientar os diversos setores sobre assuntos relacionados à contabilidade e à legislação tributária;

x) Prestar assistência, orientação e apoio técnico ao Coordenador da COESF e demais gerências nos assuntos de sua competência; e

y) Executar outras atividades inerentes à sua área de atuação ou aquelas delegadas pela Coordenação da COESF ou autoridade competente.

VI – Conformidade e Registro de Gestão:

a) Imprimir o relatório da Conformidade de Registros de Gestão, no qual constam todos os registros do dia anterior, excetuando aqueles gerados por meio de processo automático, definido pela Coordenação Geral de Contabilidade e Custos da União;

b) Confrontar o relatório impresso da Conformidade de Registros de Gestão com os processos físicos e/ou eletrônicos gerados pela Unidade Gestora Executora;

c) Verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial, efetuados pela UG Executora, foram realizados em observância às normas vigentes;

d) Verificar a existência de documentação que suporte as operações efetuadas e registradas;

e) Registrar a Conformidade dos Registros de Gestão, com ou sem restrição, em até 3 dias úteis a contar da data do registro da operação no SIAFI;

§ 1º - A Conformidade de Registro de Gestão, Macrofunção SIAFI n° 020314, “consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações” da Unidade Gestora Executora, nesse cenário, a Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF.

§ 2º - A Conformidade de Registros de Gestão, instrumento importante de controle interno que exerce papel fundamental de atuar como controle preventivo à prestação de contas, permitindo assim maior transparência e redução dos riscos na gestão dos recursos públicos.

Art. 3º  É também de competência da COESF subsidiar a Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (PROPLAN) com informações de sua área de competência nas ações de planejamento e elaboração da proposta orçamentária anual no âmbito da UFJF, além de fornecer informações financeiras e orçamentárias à PROPLAN nos processos de avaliação e controle realizado por órgãos internos e externos à UFJF.

Art. 4º  Esta Portaria entre em vigor na data de sua assinatura.

eduardo salomão condé

Documento assinado eletronicamente por Eduardo Antonio Salomao Conde, Pró-Reitor(a), em 27/05/2021, às 10:12, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no Portal do SEI-Ufjf (www2.ufjf.br/SEI) através do ícone Conferência de Documentos, informando o código verificador 0371259 e o código CRC D4301F3F.